Wanita ini kongsikan untuk usahawan bagaimana uruskan file wajib dengan betul dan tersusun

Apabila kita bergelar usahawan tak kira bisnes kita kecil atau besar mesti tidak terlepas dengan urusan file. Itu sangat penting ya. Lagi-lagi sekarang ramai yang dah mula berkecimpung dalam dunia bisnes.

Tetapi ramai sebenarnya usahawan yang tak tahu cara nak uruskan file dengan baik menyebabkan semua data dan info penting dalam bisnesnya berserabut dan berselerak!

Jom kita tengok perkongsian daripada Nur Aliah Mohd Nor, bagaimana cara uruskan file dengan betul dan file apa yang wajib korang ada.

1. File Bank statement

Bank statement boleh ambil dari online banking, print out dan masukkan dalam file ini.

2. File purchase HQ

Ini file dari supplier kita. Jadi Invoice serta payment voucher susun dalam file ini. Kalau kita banyak supplier, asingkan 1 supplier 1 file.

3. File sales report

Ini team beli stock dengan kita. Nak mudah, download dari sistem eCommerce yang kita guna, print sales report dan masukkan dalam file ini. Macam Lia guna Squarelet jadi memang ada sales report dan boleh terus print.

4. File inventory stock in and out

Ini file count stock in and out. Count stock mesti buat hari-hari ya. Jadi file ini kena sentiasa di meja operation untuk mudahkan staf operation buat kerja.

5. File Postage

Ini file dari courier-courier yg kita ambil. Invoice dan payment voucher susun dalam file ini.

6. File Expenses

Segala perbelanjaan yang guna duit syarikat susun ikut bulan dalam file ini. Kepilkan sekali dengan payment voucher.

7. File Petty cash

Contoh ada buat petty cash RM300, jadi resit yang guna duit petty cash ini compile kan sekali dengan cash voucher dan susun dalam file ini

8. File Claim

Kalau staf ada beli barang dan nak claim dekat company, resit serta payment voucher boleh susun dalam file ini

9. File Statement of credit card

Ini kalau ada buat credit card company. Statement of credit card account print out dan susun dalam file ini.

10. File Profit & loss, balance sheet

Penting! Untuk kita tahu tahap kesihatan kewangan syarikat kita sama ada sihat atau demam (profit or loss). Ini biasanya serahkan kepada accountant untuk uruskan. & minta dekat accountant kata yg kita nak P&L dan balance sheet ini setiap bulan.

11. File Upah & gaji

Resit dan payment voucher untuk upah dan gaji susun dalam file ini.

12. File KWSP

Setiap kali buat caruman ke KWSP, resit rasmi KWSP beserta payment voucher susun dalam file ini.

13. File SOCSO & EIS

Setiap kali buat caruman ke SOCSO dan EIS, resit serta payment voucher susun dalam file ini.

14. File Zakat

Setiap kali bayar zakat, resit rasmi zakat susun dalam file ini.

15. File Emas

Setiap kali buat simpanan emas under syarikat, resit rasmi emas susun dalam file ini.

Tips yang lain, Jangan simpan dalam hardcopy sahaja, buat juga dalam softcopy. Caranya perlu scan dan susun dalam folder laptop ikut tarikh bulan dan tahun. Dan semua dokumen ini simpanlah sekurang-kurangnya selama 7 tahun.

Sebenarnya kalau kita urus file dengan baik, bukan accountant je yang akan puji nanti, auditor dan LHDN pon puji! Semuanya tersusun dengan kemas dan baik. – Nur Aliah

Sumber: Nur Aliah Mohd Nor

Korang boleh join telegram t.me/nuraliahmohdnor. Banyak info bisnes yang korang boleh dapat di sana.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

OTHER POSTS

Subscribe to Denaihati

Dapatkan artikel terkini terus dalam email anda!